Que son los bloques de tiempo y como utilizarlos

¡Acabo de «dejar atrás» un día que, visto sobre el hombro, ha sido un auténtico desastre! Ya por la mañana me he levantado con mal pie, gruñendo antes de abrir los ojos y pasando de todo lo que habitualmente intento seguir. Ha mejorado a partir de las 7 de la tarde, donde he hecho un RESET y he vuelto a coger el rumbo. Pero bueno, a las 7 de la tarde, cuando de niños se trata, ya podríamos decir que se acabó el día. Ahora estoy aquí, sentada delante de mi ordenador, cumpliendo el último de mis bloques de tiempo y quiero aprovecharlo para darte la herramienta que te evitará tener este tipo de días a diario.

Habitualmente soy capaz de seguir a un buen ritmo el día, consiguiendo cumplir todos los objetivos propuestos (y los que no, no eran urgentes), con más o menos energía. Siempre acompañada de bastante optimismo. Eso se debe al sistema del que hoy he pasado por completo por gruñona, malhumorada y, con perdón, idiota. El truco, que sobretodo estos días de confinamiento me hace la vida más simple, completa, enfocada y productiva es time blocking, block scheduling o, en español, los horarios de bloques de tiempo.

Productividad

Cómo #Yomequedoencasa, siendo mamá, maestra y artista de entretenimiento a la vez, el tiempo puede pasar a la velocidad de la luz. Más si enmedio de todo esto me tengo que ocupar de mantener la casa un poco limpia, cocinar 2 comidas al día con los niños, pasear al perro, cuidar de mí, coser y seguir mis métodos de entretenimiento. ¿Ves a dónde voy a parar verdad? Tengo un montón de frentes abiertos que quieren ser atendidos. Con mi lista de actividades para niños y las tareas que pueden hacer ya voy bien armada. Pero no perderme en todo ello es un gran logro que tú también conseguirás si sigues estas pautas que voy a compartir contigo.

Dicho esto, piensa que todo el mundo tiene un día de 24 horas. Shakespeare, Cocó Chanel, Einstein, Lady Gaga, tú o Yo. Todos tenemos (o han tenido) días de 24 horas. La diferencia es lo que hacemos con estas 24 horas y si estamos lo suficientemente enfocados a cumplir nuestros objetivos. Lo importante es, entonces, la productividad que le sacamos a estas horas; no haciendo más, sino cumpliendo lo que nos proponemos.

El horario por bloques de tiempo

Hay distintas maneras de organizar un día. Puede ser con una lista general de tareas a hacer (lo que hoy en día conocemos por la lista de «to-do») u organizando el día hora por hora. La forma de la que yo quiero hablarte es el horario en bloques de tiempo.

¿Qué entiendes por bloques de tiempo?

Los bloques simplemente son agrupaciones de 2 o 3 horas en las que queremos acabar un determinado tipo de tareas. O dicho de otra manera, dividimos nuestro día en porciones de 2 a 3 horas.

¿Porqué es mejor utilizar bloques de tiempo?

Te lo explico con un ejemplo: cuando ibas al cole y a primera hora te tocaba mates, no hacías nada más que matemáticas. Estabas esa hora u hora y media dedicando tu enfoque a ecuaciones, geometría o lo que fuera (o eso deberíamos haber hecho ;-P). Una vez sonaba la campana, acababas con las matemáticas, sacabas tu libro de lengua y dedicabas tu enfoque a hacer los ejercicios y actividades correspondientes. Y así pasabas tu día. Incluidas extraescolares y momentos para deberes.

El horario por bloques viene a ser eso. Un horario productivo en el que dedicas tu enfoque durante un determinado tiempo a cierto tipo de actividades con la libertad de orden y delimitación clara para pasar al siguiente bloque.

Me ha costado esta definición pero creo que se entiende bien el concepto.

Qué es y qué no es un horario por bloques

Cómo organizar mi horario por bloques de tiempo

Paso #2 Divide tu día

Ahora divide tu día en porciones de 2 o 3 horas. Lo ideal es hacerlo en función de tus momentos de cambio. En mi caso habitual sería; antes de ir al cole, cuando los niños están en el cole, hora de comer, cole por la tarde, momento de merienda y extraescolares, a partir de las 7 (rutina de noche) y cuando los niños duermen. Los divisores de los bloques son sobretodo los horarios escolares y de comidas o rutinas (9, 12:30, 15h, 16:30, 19h y 21h).

Paso #3 Nombra tus bloques de tiempo

Ahora lo ideal es darle nombres a estos bloques. Pueden vivir sin ellos, pero siempre te será más fácil diferenciarlos entre sí o referirte a ellos con más facilidad en tu mente. Si les das un nombre a los bloques podrás asociar tus tareas de forma más clara. Rutinas matutinas, tiempo personal, de descanso. No es un paso obligatorio, pero sí útil para encontrarle sitio a todo. Si es un bloque de tiempo dedicado a ti, «bloque personal». Si es el tiempo que estás fuera de casa por obligaciones «bloque universidad», bloque «trabajo», «bloque salud»,… ¿Me voy explicando? Pregúntate qué tipos de requisitos debe cumplir una tarea para ser completada en esa franja horaria y quizás te venga un nombre en mente.

Anota también las características del propio bloque. En mi caso el segundo bloque del día es sin niños. Algo que puede ser muy relevante para asociar tipos de tareas porque no es lo mismo ir a la pelu con o sin ellos 😉

Paso #4 Asocia tipos de actividades al bloque de tiempo adecuado

Es momento de asociar cada tipo de tarea a una franja horaria. (no te preocupes, más abajo te enseñaré mi ejemplo). Coloca primero tus hábitos y rutinas habituales. Sobretodo al principio creo que es importante adaptar tus bloques a tus rutinas ya existentes y no al revés. Te resultará menos cambio y no perderás el afán por el sistema.

Una vez colocados tus estándares establecidos, rellena tus bloques de tiempo con el tipo de tarea siempre cumpliendo los requisitos para ello. Este paso es tremendamente importante para la productividad, efectividad y el éxito de utilizar este sistema. Es tu plantilla o guía para llenar tu tiempo día a día. La idea es intentar asociar tareas similares (por ejemplo «tareas sin niños»; peluquería, citas de médico personales, compra supermercado…)al mismo bloque para que puedas enfocarte en el momento y no estes saboteando el sistema.

Paso #5 Aplícalo a tu día a día

Ahora que tienes el tipo de tareas asociado a los distintos bloques de tiempo ya solo es necesario aplicarlo a tus días de la semana. De esta forma te resultará más fácil asociar quehaceres, citas, obligaciones y cosas de las que no me quiero olvidar a las distintas franjas horarias. Sabré en qué bloque anotarlas para cumplirlas en su mejor momento. Es bueno tener la guía del apartado 4 impresa o escrita en algún lado hasta que lo que sean rutinas estén en piloto automático.

Por las mañanas programo hacer deporte, pero un día haga yoga, el otro zumba y el otro me echo a correr (en mi caso poco probable XD). El apartado 4 es la guía para llenar durante la semana cada bloque con lo que le toca.

Consejos adicionales

Programa alarmas

Para cumplir con los horarios y los bloques es casi obligatorio tener una alarma programada para la finalización de cada franja horaria. Mejor aún serían dos. Una 15 minutos antes de acabar y una al final del tiempo. Puede parecerte molesto tener tantas alarmas, pero la notificación de los 15 minutos restantes te servirá para incluir tiempo de recogida o de cambio de lugar.

Añade un bloque de tiempo perezoso

Este bloque es ideal para coger el toro por los cuernos y completar justo esas tareas que te da una pereza tremenda hacerlas. Programa lo para el sábado por la mañana u otro día que tengas un poco de tiempo sin estrés. Es una forma súper útil para vencer nuestra pereza y de ese modo eliminar tareas pendientes de nuestras listas.

Puedes hacer 2 tipos de horario de bloque de tiempo.

Los fines de semana los horarios que llevamos son distintos. Igual que durante las vacaciones. Para esos días va bien tener un horario de bloques un poco más adaptado a tus necesidades.
Pero cuidado! no hagas más de 2 tipos distintos de horario en bloque. Eso complicaría todo y no es el motivo por el que lo hacemos.

Programa descansos

Es importante programar descansos. No te olvides. Si llenas demasiado tu agenda, por mucho que sea una promesa productiva, te agobiaras y dejaras de seguirla en menos de una semana.

Ten en cuenta las necesidades de tus tareas

Algo muy útil es hacer las cosas más tranquilas en bloques que sepas que es posible. Por la mañana es cuando tenemos la cabeza más despierta; tiempo ideal para hacer tareas que requieran más atención mental. Citas y otro tipo de tareas fuera de casa mejor organizarlas para momentos en los que los niños estén en el cole. Piensa en un momento o bloque que puedas dedicar tiempo exclusivo a la familia o a ti misma.

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El ejemplo

Creo que ahora es un momento ideal para implementar un horario de bloques. El confinamiento nos hace perder rápidamente la noción del tiempo y es fácil aplazar una y otra vez tareas y obligaciones sin enterarnos. A la que te das cuenta, ha llegado el final del confinamiento y lo único que habremos conseguido es acabar las listas de series de Netflix y Amazon a la vez.

Sobretodo con los niños en casa este horario es ideal. De este modo organizamos todo tipo de actividades (tranquilas, activas, manuales, digitales y de aprendizaje) mientras seguimos con nuestros propios propósitos, las tareas del hogar y todo lo que requiera nuestra atención.

Seguiré los pasos de más arriba para que veas como llevarlos a cabo.

Paso #3. Nombra tus categorías.

Ahora mismo, en pleno confinamiento, los nombres de mis categorías son estas:

• Mañana
• Escolar
• Tiempo Siesta
• Actividad
• Tarde
• Noche
• Tiempo Mamá

Paso #4 Asociar tareas a bloques.

Mañana: Rutina de limpieza, Cuidado personal, Yoga personal, Rutina mañana (vestirse, ducharse, peinarse…), cuidar fermentados, recoger, 1 lavadora
Escolar: Buenos días y el tiempo, 2 actividades tranquilas con los niños, juego libre (30′), lecturas.
Siesta: Cocinar, comer, descansar o tiempo tranquilo. Meditación.
Actividad: Algo más activo con los niños; deporte, juegos de mesa, juegos activos.
Tarde: Doblar ropa, recoger, juego libre, pasear al perro, cocinar
Noche: Cenar, tiempo en familia, cuento online, rutina noche.
Tiempo mama: escribir para el blog, coser, manualidades, películas o series.

Paso #5 Aplícalo a tu día a día.

Ahora te enseño un día cualquiera organizado en bloques de tiempo. ¿Ves la relación de las actividades o tareas con la guía del paso anterior? Creo que queda un poco más claro para qué sirve la guía del paso 4.

Ahora sabes como sí planificar un día.

Y hasta aquí mi guía para utilizar el sistema de bloques de tiempo.

Yo te aseguro que mañana no pasaré de el como me ha pasado hoy. Lección aprendida. Pero de vez en cuando es necesario tener este tipo de días para valorar lo bien que funcionan las cosas cuando se hacen como es debido.

Creo que realmente, con el sistema de bloques de tiempo, lo más importante es entender que no es para que llenes todavía más tus días seguramente ya ajetreados. Se trata de lograr tus propósitos con más tranquilidad y organización sin abandonar otros propósitos ni perder el tiempo de forma inútil. Incluso puede servirte para eliminar del todo las tareas poco urgentes y poco necesarias (de esto te hablaré en otro post que este se alarga demasiado ;-P)

Dale una oportunidad a este sistema y aguanta al menos un mes para adaptarlo al máximo a tus necesidades. Es un «life changer» o cambiador de vidas en toda regla y te aseguro que verás luz si lo adaptas bien a tus necesidades.

¡Cuando te animes a probarlo, comparte conmigo tus logros! Siempre es bueno saber que tal les ha ido a otras personas con los mismos sistemas 😉

¡Cuídate! Te mando un enorme abrazo desde la distancia.

Jenny